Ms. Word - Mail Merge

Tinjauan Pustaka

Mail merge  merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. Undang mempunyai format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat.

Pada fitur microsoft word ini, dikenal istilah database. Database bisa dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang tersimpan dan diatur atau diorganisasikan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien. Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu pertama, tahapan membuat dokumen dalam bentuk kata isian. Kedua, tahapan membuat tabel database. Ketiga, tahapan mengisi database. Keempat, tahapan menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kwitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis (cara zaman dulu).

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut

Selain sebagai pengolah data, database juga digunakan untuk menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi, untuk mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas, dan mempermudah memodifikasi informasi yang ada, serta mengurangi adanya data ganda.

 Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:
SQL Server, dibuat oleh Microsoft, MS Access, dibuat oleh Microsoft, Oracle Database, dibuat oleh Oracle, MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source, DB2, dibuat oleh IBM. Dan masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Anda bisa mencarinya dengan keyword ‘database engine’ atau ‘database server’.

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.


Pembahasan

Mail merge merupakan salah satu fitur Microsoft word yang membantu kita dalam pembuatan sura, undangan, amplop gaji, dan semacamnya. Untuk membuat sebuah mail merge, dibutuhkan 2 data pokok yaitu data master dan file data. Data master merupakan data yang berisi surat ataupun perihal yang akan dibuat yang nantinya isi dari data tersebut akan selalu sama karena dijadikan sebagai sebuah referensi atau sumber data. Sedangkan file data adalah data yang berubah-ubah, umumnya berisi nama, alamat, jabatan, dan lain-lain. Data ini nantinya digunakan sebagai tujuan dari surat-surat tersebut. Namun, tidak sebatas itu, bisa juga data ini berisi jumlah gaji ataupun semacamnya, menyesuaikan dengan perihal yang akan dibuat.

Seperti telah dijelaskan di depan, bahwasannya data source mail merge dapat berupa file microsoft data base (.mdb), file excel (.xls, .xlsx) ataupun teks (.txt).

Untuk memasukkan sumber data berupa file .mdb, sebelumnya diperlukan pembuatan data base dari program Ms. Word yang nantinya akan digunakan. Caranya yaitu pertama klik Mailings, pilih Start Mail Merge, pilih Step by Step Mail Merge Wizard, maka akan muncul kotak dialog di sidebar program Ms. Word. Pada option Select recipients, pilih Type new list dan klik create. Jika sudah, maka akan muncul kotak dialog New Address list, akan muncul banyak kolom-kolom yang minta diisikan sesuatu. Untuk pengisian kolom, menyesuaikan dengan tujuan pembuatan surat, jika sudah selesai pengisian data-datanya, klik OK, maka akan muncul kotak dialog Save address list. Simpan file tersebut di tempat yang strategis agar mudah dalam pencarian. Kemudian, untuk menginputnya ke dalam master data atau dokumen surat yang akan dibuat, klik Mailings, pilih Select recipients dan pilih Use existing list, maka akan muncul kotak dialog Select data source. Buka file .mdb yang telah disimpan dan klik OK. Jika sudah selesai, klik Mailings, pilih Insert Merge Field dan kursor ditempatkan pada dokumen dimana tujuan akan dicantumkan.

Selain menggunakan file .mdb sebagai sumber data, dapat juga digunakan file excel sebagai sumer data. Cara menginput data dari file excel adalah pertama, klik Mailings, pilih Select Recipients, dan klik Use existing list. Setelah itu pilih file .xls yang akan digunakan untuk sumber data. Berikutnya akan tampil pilihan dari worksheet yang terdapat dalam file tersebut, pilih worksheet data. Kemudian akan nampak data-data yang terdapat dalam excel, silakan beri tanda cek pada baris yang berisikan data yang hendak dimasukkan kedalam Mail Merge. Jika sudah cukup pencentangan data-data yang diinginkan, klik OK untuk memprosesnya. Selain itu, kita juga dapat memasukkan mail merge field berdasarkan alamat cellnya (dalam contoh kita misalnya, F1, F2, F3 dst).

Di dalam Mail Merge, selain data .mdb dan  file excel dapat juga dimasukkan sumber data dengan jenis file teks (.txt). Pada dasarnya langkah-langkahnya sama seperti memasukkan sumber data yang lainnya, hanya saja pada waktu memilih sumber data yang digunakan selakan pilih jenis file text (.txt) sebagai data sourcenya.

Jika diamati secara seksama, ada kelemahan dan kelebihan dalam penggunaan Mail merge. Salah satu kekurangan dari mail merge adalah setiap pengcopyan file dengan cara menge-blok dokumen mail merge dalam hal ini adalah surat undangan dan mem-paste-kannya di lembar baru, maka data source tidak akan ikut ter-copy, sehingga pengguna pun harus menginput data-data tersebut lagi agar mempunyai data source lagi. Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya hal demikian, maka pengguna harus mengcopy file dokumen tersebut tanpa harus mengcopy manual isi dokumen tersebut. Sedangkan kelebihan penggunaan mail merge adalah memudahkan pengguna dalam membuat surat secara masal dan tidak perlu harus meng-copypaste-kan setiap akan membuat surat dengan tujuan yang berbeda.